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Funcionalidad

Nuestra solución permite de manera fácil, rápida e intuitiva la gestión de tu negocio, desde cualquier ordenador, smartphone o tablet, con los datos siempre disponibles en la nube en un servidor seguro, tales como el envío de ofertas o presupuestos y facturas al cliente, contabilizarlas automáticamente, consultar la situación de cobros pendientes, contabilizar las facturas de gastos e ingresos, calcular y transmitir tus impuestos, ver los resultados en una sola pantalla o gestionar altas y bajas de trabajadores así como enviar consultas a tu asesor.

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Elige los módulos que necesitas. En cualquier momento puedes cambiar tu suscripción para añadir o eliminar módulos, en función de tus necesidades.ofertas o presupuestos y facturas al cliente, contabilizarlas automáticamente, consultar la situación de cobros pendientes, contabilizar las facturas de gastos e ingresos, calcular y transmitir tus impuestos, ver los resultados en una sola pantalla o gestionar altas y bajas de trabajadores así como enviar consultas a tu asesor.

Puedes configurar los datos de tu negocio, necesarios para poder utilizar la aplicación: datos de la empresa, los contactos, clientes, proveedores, cuentas, usuarios y, si utilizas la opción del almacén, los artículos.

Mi empresa

Esta opción se compone de 4 formularios, que recogen los principales datos de la empresa: nombre, CIF, dirección, datos del usuario, tipo de empresa, porcentajes de Iva e IRPF, numeración de facturas, el logo, modelo de factura que vas a utilizar. También se define si vas a utilizar, o no, la gestión de almacén y si quieres utilizar un "alias" para incrementar la seguridad.

Mis contactos

Obviamente, para poder emitir facturas, es necesario disponer de los datos de los clientes. Sin embargo, en el caso de los presupuestos, es posible que sea necesario enviárselos también a clientes potenciales que todavía no tienen cuenta en nuestra contabilidad. En ese caso, podemos utilizar esta opción Mis Contactos, si carecemos de algún dato que nos impida dar de alta su cuenta. Cuando sea necesario, podremos convertir el Contacto en Cliente con la opción Generar Cliente.

Mis clientes

Para poder emitir facturas, es necesario disponer de los datos de los clientes. Para ello, podemos generarlos al convertirlos desde la opción Mis Contactos, o darlos de alta directamente desde esta opción.

Mis cuentas

La aplicación tiene precargadas todas las cuentas contables que podemos necesitar, además de las de clientes y proveedores que se irán generando de forma automática, a partir de los datos introducidos según los apartados Mis Clientes y Mis Proveedores.

Aparte de las cuentas precargadas, necesitaremos dar de alta ciertas cuentas contables, como pueden ser las de los bancos, si tenemos cuentas de tarjetas de crédito (Visa, etc.), ya sea para cobrar a nuestros clientes o como tarjetas corporativas. Mediante la opción Mis Cuentas podemos configurarlas.

Mis artículos

Si utilizamos la Gestión de Almacén podemos dar de alta los artículos disponibles y configurarlos por grupos o familias. Al emitir las facturas, se descargarán automáticamente del almacén para facilitar el control del stock.

Al emitir los presupuestos o facturas, podemos hacerlo describiendo por completo los artículos que se presupuestan/facturan, así como su precio. Sin embargo, si utilizamos habitualmente los mismos artículos, podemos tenerlos grabados, aunque no utilicemos el control de stock. De esta forma, al iniciar la escritura en el "concepto" del presupuesto o de la factura, la aplicación nos propone los artículos que ya están grabados.

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Esta función permite elaborar y enviar ofertas o presupuestos a cualquier cliente o contacto de nuestra base de datos, desde un ordenador, una tablet, o un smartphone. El usuario puede describir por completo el producto o servicio ofertado, o utilizar los artículos grabados en la base de datos del almacén.

Seleccionamos el cliente o el contacto destinatario de la oferta. Si el destinatario no existe en la base de datos, podemos darlo de alta. Grabamos los datos relativos a cantidad, concepto y precio. Podemos utilizar los artículos grabados en el almacén. Si se trata de un artículo nuevo, se puede grabar en este momento.

Una vez grabado el presupuesto, podemos imprimirlo o enviarlo directamente al cliente pulsando un botón.

Duplicar un presupuesto: Esta opción resulta muy útil si emitimos con frecuencia presupuestos muy similares. En ese caso, duplicamos un presupuesto anterior, modificamos los datos necesarios y enviamos al cliente.

Facturar presupuesto

A partir de la información contenida en el presupuesto, se puede facturar totalmente el presupuesto o de forma parcial con cantidades o partidas diferentes. La aplicación controla si el presupuesto se ha facturado en su totalidad o no.

 

Pedidos

 

Esta opción resulta muy útil para generar facturas que se repiten con el mismo importe y concepto con una determinada periodicidad, como pueden ser las derivadas de cuotas de mantenimiento o suscripciones a un determinado servicio.

Duplicar un pedido: Esta opción resulta muy útil si queremos utilizar la información disponible de pedidos anteriores. En ese caso, duplicamos el pedido seleccionado y modificamos los datos necesarios.

Generar Facturas

Este apartado nos permite facturar los pedidos periódicos de forma selectiva. La aplicación diferencia visualmente los pedidos que ya están vencidos, de aquellos que están próximos a vencer.

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El módulo Mis Facturas permite generar facturas:

  • directamente,
  • a partir de ofertas o presupuestos aceptados
  • desde los pedidos.

Las facturas generadas con esta opción, se pueden contabilizar automáticamente de forma individual, o por lotes.

Podemos controlar su vencimiento, su cobro total o parcial, visualizar los saldos pendientes y reclamar su pago, en caso de que no se abonen en su fecha de vencimiento.

Seleccionamos el cliente destinatario de la factura. Si el cliente no existe en la base de datos, podemos darlo de alta. Grabamos los datos relativos a cantidad, concepto y precio. Podemos utilizar los artículos grabados en el almacén. Si se trata de un artículo nuevo, se puede grabar en este momento.

Una vez grabada la factura, podemos imprimirla o enviarla directamente al cliente pulsando un botón.

Duplicar una factura: Esta opción resulta muy útil si emitimos con frecuencia facturas muy similares. En ese caso, duplicamos una factura anterior, modificamos los datos necesarios y enviamos al cliente.

Contabilizar Facturas

Este proceso permite incorporar automáticamente las facturas emitidas a nuestra contabilidad.

Podemos contabilizar una o varias facturas mediante la selección individual, o seleccionarlas por grupos de fechas o numeración. Este método nos permite decidir en cada momento el modo de contabilización que más se adapte a las necesidades de nuestro negocio.

Antes de iniciar el proceso de contabilización automática, podemos visualizar el asiento que se va a realizar para cada una de las facturas y modificarlo si lo consideramos necesario.

Cobrar Facturas

Este apartado nos facilita todo el control relativo a los cobros de nuestras facturas, incluyendo: visualización gráfica, control de cobros pendientes, generación de asientos automáticos de cobro y opción de reclamación de saldos pendientes a clientes.

A través del listado, podemos cobrar total o parcialmente una o varias facturas. Seleccionamos la fecha y el medio de pago, se generan automáticamente los asientos en nuestra contabilidad y se actualiza el estado de cobro de las facturas elegidas.

También podemos reclamar las facturas pendientes de pago y que se encuentran vencidas. Sólo necesitamos marcarlas en el listado y la aplicación envía un email al cliente solicitando la cancelación del saldo pendiente.

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Mediante esta opción podemos dar de alta todos los apuntes de nuestra contabilidad. En el caso de las facturas generadas a través del módulo Mis Facturas, podemos contabilizar su emisión y sus cobros de forma automática, o manualmente.

Mis ingresos

Si no queremos utilizar la opción Contabilizar Facturas, también podemos contabilizar fácilmente los ingresos generados en nuestra empresa a través de esta opción.

Seleccionamos el tipo de ingreso que vamos a contabilizar, confirmamos o modificamos la fecha, elegimos el cliente y seleccionamos la cuenta de ingresos disponible. A continuación detallamos el concepto e informamos del importe de la operación. Si queremos contabilizar también el cobro, marcamos la opción Cobrar Ingreso.

Compras y gastos

Seleccionamos si se trata de una compra o un gasto si lleva o no factura (determinadas actividades no están obligadas a expedir factura), si incluye uno o varios tipos de Iva y si tiene retención de IRPF. A continuación, confirmamos o modificamos la fecha, elegimos el proveedor y seleccionamos la cuenta de gasto (no importa si no sabemos el título, ya que, la aplicación nos propone la cuenta en función del concepto de gasto. Ej.: si escribimos "luz" nos propone la cuenta 6280-00000 Electricidad).

Mis movimientos

Todos aquellos apuntes que no tengan la consideración de ingresos o gastos y que no se hayan contabilizado por algún procedimiento automático, los contabilizaremos mediante esta opción (ej.: cobros, pagos, o movimientos entre cuentas).

Seleccionamos una de las plantillas disponibles, o cumplimentamos directamente el asiento. La aplicación no permite descuadres. Por tanto, no nos dejará grabar el asiento hasta que el total del Debe sea igual al total del Haber.

 

Consultas

 

El apartado Consultas nos permite obtener una visión general de la evolución de nuestra empresa, tanto desde el punto de vista formal, con la opción de Balances, como desde el punto de vista de su gestión diaria, a través del apartado Resultados.

Balance

Mediante esta opción, podemos calcular un Balance, así como la Cuenta de Pérdidas y Ganancias de nuestra empresa. Los informes se obtienen en formato resumido, o detallado.

Cuentas

Permite la consulta de una determinada cuenta contable, dentro de los límites que se establezcan mediante la aplicación de filtros. Si no se indica lo contrario, la aplicación nos mostrará los apuntes del ejercicio en curso.

Sumas y Saldos

Se puede calcular un balance de Sumas y Saldos de cualquier período, en formato resumido o detallado y exportar el resultado a una hoja de cálculo.

Resultados

Esta opción nos permite ver en una sola pantalla los principales datos de nuestra empresa a una fecha determinada.

Se mostrará un gráfico con los resultados de ingresos y gastos al día seleccionado, así como la situación de nuestra tesorería, con los saldos de caja y bancos, el cálculo de los impuestos que deberemos abonar en el próximo período, así como los saldos más relevantes de clientes y proveedores pendientes de cobro y de pago.

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El módulo Fiscal, nos permite calcular las liquidaciones de impuestos que afectan a nuestra empresa y presentarlas mediante firma electrónica a través de la plataforma de la Agencia Tributaria, o solicitar a Qualidad su presentación.

IVA

A partir de los apuntes contables, se obtienen directamente los datos para calcular las liquidaciones de Iva. Una vez comprobados los datos podemos confirmar la liquidación y generar el fichero para su presentación en la Sede Electrónica de la Agencia Tributaria. Si no disponemos de firma electrónica, podemos solicitar a Qualidad su presentación.

IRPF

La aplicación muestra los datos obtenidos de la contabilidad, derivados de las retenciones practicadas por actividades económicas. Los datos relativos a los rendimientos del trabajo, los incluiremos manualmente, salvo que tengamos contratada la opción de Gestión Laboral; en ese caso, los datos de las retribuciones de los trabajadores se incorporarán de forma automática.

Una vez comprobados los datos podemos confirmar la liquidación y generar el fichero para su presentación en la Sede Electrónica de la Agencia Tributaria. Si no disponemos de firma electrónica, podemos solicitar a Qualidad su presentación.

Pagos a cuenta

En el caso de actividades económicas en estimación directa, a partir de los apuntes contables, la aplicación obtiene los datos para calcular el importe de las liquidaciones de los pagos a cuenta del IRPF. Una vez comprobados los datos podemos confirmar la liquidación y generar el fichero para su presentación en la Sede Electrónica de la Agencia Tributaria. Si no disponemos de firma electrónica, podemos solicitar a Qualidad su presentación.

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A través de este módulo, puedes realizar todas las gestiones de tu empresa en el ámbito laboral, desde solicitar altas bajas o modificaciones de datos de tus trabajadores, hasta consultar y contabilizar los costes laborales, comunicar incidencias en la nómina, o ver datos globales de la plantilla.

Para poder utilizar el módulo de gestión Laboral es necesario formalizar la autorización en el Sistema RED, que nos permita realizar las gestiones necesarias ante la Seguridad Social o el SEPE.

Empleados

Mediante esta opción, se pueden comunicar a Qualidad altas y bajas de trabajadores o modificaciones en sus contratos. Sólo hay que rellenar el formulario, en el que se puede añadir algún comentario adicional y, en el caso de las altas, adjuntar una imagen del DNI, tarjeta sanitaria, permiso de trabajo u otros documentos.

Tu asesor asignado recibirá el mensaje y tramitará el alta, baja o modificación. Si necesita alguna información adicional, se pondrá en contacto contigo.

Finalizado el trámite en la Seguridad Social, recibirás un mensaje de confirmación. Posteriormente, recibirás copia de la resolución de la Tesorería, el contrato para su firma y cualquier otro documento que se considere necesario. Una vez confirmada la firma del contrato, lo sellaremos electrónicamente en el SEPE.

Incidencias nómina

Esta opción permite comunicar a tu asesor incidencias que afectan a la nómina (ausencias, bajas por enfermedad, modificaciones, importes variables) relativos a uno o varios trabajadores registrados en la aplicación.

Se pueden adjuntar imágenes y documentos, si fuese necesario, como por ejemplo copias de partes de baja-alta-confirmación generados en las bajas por enfermedad común.

Nóminas

Qualidad enviará mensualmente la nómina, el listado de transferencias y el fichero para transmitir al banco las órdenes de pago. También transmitirá los seguros sociales mediante el sistema de liquidación SILTRA, enviándote copia de las liquidaciones. También podemos enviar directamente a los empleados, las nóminas por email, que podrán descargarse mediante contraseña.

Una vez seleccionado el ejercicio a consultar, visualizamos un gráfico y una tabla con los detalles de los gastos mensuales relativos al personal: devengos, deducciones de seguros sociales, retención de IRPF, líquido, seg. sociales a cargo de la empresa y coste total mensual.

Plantilla actual

En esta funcionalidad, el usuario puede analizar los datos de la plantilla de la empresa por tipo de contrato y por tipo de jornada a través de diagramas.

 

Consultas al Asesor

 

El usuario puede enviar cualquier consulta relacionada con la opción contratada a su asesor asignado.

En un plazo no superior a 6 horas laborables, el asesor le enviará las respuestas por la misma vía. En el caso de altas de trabajadores en la Seguridad Social, el plazo de respuesta será siempre inferior a 4 horas.